Provavelmente voc\u00ea estava esperando (mais) um texto sobre coronav\u00edrus. Ou algo sobre o filme \u201cDon\u00b4t look up\u201d. Ou algo sobre pol\u00edtica. Ou algo sobre as inunda\u00e7\u00f5es na Bahia. Ou algo sobre a consulta p\u00fablica para vacinar crian\u00e7as. Ou algum assunto do momento. Hoje n\u00e3o. Hoje \u00e9 meu \u00faltimo texto de 2021 e decidi deixar a indigna\u00e7\u00e3o de lado e dar uma dica \u00fatil.<\/p>\n
O texto de hoje \u00e9 uma dica simples e barata, mas que pode melhorar muito a sua vida: em 2022, use uma agenda. Isso, agenda, aquelas de papel.<\/p>\n
\u201cMas Sally, agenda \u00e9 coisa do s\u00e9culo passado, tem formas muito mais modernas de organizar a vida\u201d. Tem sim. Mas tem coisas que s\u00f3 uma agenda de papel faz por voc\u00ea. Vem comigo.<\/p>\n
Para come\u00e7o de conversa, especifico uma coisa: planner \u00e9 melhor do que agenda. Planner \u00e9 uma agenda que, al\u00e9m da cl\u00e1ssica divis\u00e3o por dias, tamb\u00e9m te d\u00e1 a op\u00e7\u00e3o de dividir o ano por m\u00eas (tem uma p\u00e1gina similar a um calend\u00e1rio com todos os dias daquele m\u00eas) ou por semana. Assim, voc\u00ea pode anotar todos os compromissos do m\u00eas de janeiro na p\u00e1gina-calend\u00e1rio inicial e olh\u00e1-los de uma s\u00f3 vez, tendo um panorama global do seu m\u00eas. Eu gosto muito dos planners da Imaginarium (apesar de que em alguns anos eles insistem com uns temas infantis vexat\u00f3rios). S\u00e3o bem-organizados e pr\u00e1ticos. Caro? Se voc\u00ea pensar que \u00e9 uma despesa anual, nem tanto.<\/p>\n
\u201cMas Sally, eu estou desempregado, sou dona de casa, sou aposentado, sou herdeiro, n\u00e3o preciso de uma agenda pois n\u00e3o trabalho\u201d. Trabalha sim. Todo mundo trabalha de alguma forma. Todo mundo tem algum tipo de compromisso durante o ano. Voc\u00ea pode n\u00e3o ter um trabalho remunerado, mas compromissos todo mundo tem. E compromissos n\u00e3o organizados e anotados sobrecarregam seu c\u00e9rebro, por menos s\u00e9rios que eles sejam.<\/p>\n
Para o seu c\u00e9rebro n\u00e3o faz diferen\u00e7a se a pend\u00eancia que ele tem que lembrar \u00e9 pagar a conta de luz, dar comida para a calopsita, vender uma empresa de um bilh\u00e3o de reais ou tomar Activia para poder cagar suave. Ocupa espa\u00e7o e tira foco de outras coisas. Ent\u00e3o, quanto mais informa\u00e7\u00e3o voc\u00ea puder tirar da sua cabe\u00e7a e deixar na sua agenda, mais energia, criatividade e disponibilidade vai sobrar para outras tarefas.<\/p>\n
A neuroci\u00eancia j\u00e1 provou que anotar manualmente (n\u00e3o digitar, anotar com l\u00e1pis ou caneta em um papel) mobiliza v\u00e1rias \u00e1reas do c\u00e9rebro, que consegue compreender melhor a tarefa, o tempo que ela vai levar e sua relev\u00e2ncia \u2013 e de quebra refor\u00e7a a mem\u00f3ria. Al\u00e9m disso, anotar tudo, desde um rem\u00e9dio que voc\u00ea tem que tomar, uma conta que voc\u00ea tem que pagar, a necessidade de comprar pasta de dente ou de pintar o cabelo, alivia o c\u00e9rebro. <\/p>\n
\u201cMas Sally, minha mem\u00f3ria \u00e9 \u00f3tima, eu lembro de tudo, n\u00e3o preciso de agenda\u201d. Sorte sua! Mas a ideia da agenda n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 para esquecidos, \u00e9 para aliviar o c\u00e9rebro de qualquer pessoa. Tudo que voc\u00ea gasta de \u201cenergia cerebral\u201d lembrando das coisas pode ser canalizado para algo melhor se voc\u00ea anotar seus afazeres e compromissos.<\/p>\n
Ao ter tudo anotado, \u00e9 como se voc\u00ea criasse um HD externo para o seu c\u00e9rebro: por menos importante que seja a tarefa, o c\u00e9rebro se esfor\u00e7a para armazen\u00e1-la. Quando voc\u00ea anota, ele relaxa daquela tarefa e sobre mais espa\u00e7o, tempo e energia para focar em outras coisas, como aprendizado, produtividade e criatividade.<\/p>\n
Al\u00e9m disso, ao ver o panorama geral do seu dia ali, anotado, voc\u00ea traz as obriga\u00e7\u00f5es para um plano mais concreto e consegue coloc\u00e1-las em perspectiva. Ao olhar para tudo, fica mais f\u00e1cil estabelecer prioridades, delegar fun\u00e7\u00f5es e estimar como vai ser seu dia.<\/p>\n
Isso \u00e9 especialmente importante na hora do planejamento: se voc\u00ea tem algo importante que precisa ser feito nesta semana e uma coisa urgente que precisa ser feita hoje, pode acabar caindo em uma cilada. Por exemplo, voc\u00ea tem que entregar um trabalho importante at\u00e9 sexta e pagar a conta de luz hoje. Geralmente o c\u00e9rebro grita para voc\u00ea fazer o trabalho de sexta, pois \u00e9 algo muito mais s\u00e9rio que uma simples conta, e a tend\u00eancia \u00e9 mergulhar nele. Resultado: esquece de pagar a conta.<\/p>\n
Para o c\u00e9rebro, o presente \u00e9 o que interessa. Se a mente entender que algo \u00e9 importante de verdade, a pessoa sente um \u00edmpeto de resolver aquele assunto agora, j\u00e1, imediatamente. Mesmo que n\u00e3o custe mais do que dois minutos pagar uma conta online, essa \u201ccegueira\u201d faz com que se ignorem as tarefas urgentes. Mas, ao anotar e visualizar tudo, o pr\u00f3prio c\u00e9rebro se reorganiza: ele n\u00e3o precisa mais ficar monotem\u00e1tico na tarefa importante, est\u00e1 tudo ali, tem espa\u00e7o para ele definir prioridades.<\/p>\n
Anotar no papel permite que o c\u00e9rebro se organize melhor, entenda melhor e internalize melhor aquela tarefa. Ao digitar, usamos uma parte do c\u00e9rebro que est\u00e1 mais ligada a a\u00e7\u00f5es autom\u00e1ticas, por\u00e9m, ao escrever no papel precisamos compreender o que estamos querendo dizer e traduzi-lo em palavras. Por isso alunos que anotam no papel aprendem mais do que alunos que digitam o conte\u00fado.<\/p>\n
Isso quer dizer que ao anotar \u201cfazer um bolo\u201d as chances de voc\u00ea perceber que precisa comprar ovos ou leite s\u00e3o maiores do que ao digitar \u201cfazer um bolo\u201d, uma vez que ao anotar no papel sua mente processa todos os passos e o que \u00e9 necess\u00e1rio para fazer um bolo, quando voc\u00ea est\u00e1 escrevendo. Nossa cabe\u00e7a \u00e9 feita para ter ideias, n\u00e3o para guard\u00e1-las. O c\u00e9rebro \u00e9 \u00f3timo para criar solu\u00e7\u00f5es, mas se voc\u00ea usar seu potencial para mero armazenamento, est\u00e1 desperdi\u00e7ando sua massa cinzenta. <\/p>\n
Esvazie sua mente de lembretes e voc\u00ea vai ver como vai render mais, ficar mais produtivo e menos estressado. Tudo que nosso c\u00e9rebro faz gasta energia, ent\u00e3o, tudo aquilo que um papel puder fazer por ele, estar\u00e1 liberando espa\u00e7o e tarefas para a mente, vai se reverter a seu favor.<\/p>\n
Outro ponto positivo: o poder que gera concluir uma tarefa e visualizar essa conclus\u00e3o, dando um risquinho de \u201ccheck\u201d ao lado da tarefa escrita na agenda. N\u00e3o \u00e9 apenas bom, isso faz seu corpo secretar horm\u00f4nios que geram sensa\u00e7\u00e3o de bem-estar. \u00c9 quimicamente bom. \u00c9 um est\u00edmulo a fazer as tarefas pois a qu\u00edmica que a visualiza\u00e7\u00e3o desse \u201cdever cumprido\u201d libera \u00e9 poderosa.<\/p>\n
Assim como n\u00e3o basta se matricular em uma academia para emagrecer, tamb\u00e9m n\u00e3o basta comprar uma agenda para se organizar. Voc\u00ea vai acabar descobrindo o que funciona para voc\u00ea e estabelecendo suas pr\u00f3prias regras. Por hora, compartilho algumas que servem para mim e talvez possam servir para voc\u00ea.<\/p>\n
Seja realista na hora de anotar as tarefas. Um dos principais erros que faz com que as pessoas n\u00e3o se organizem bem \u00e9 n\u00e3o saber planejar o tempo. Desmembre uma tarefa grande em quantas tarefas pequenas voc\u00ea vai precisar para execut\u00e1-la. Um exemplo: preparar a mala para uma viagem. Se voc\u00ea anotar assim, pode n\u00e3o ser \u00fatil. Em vez disso, desmembre esta tarefa em tudo que ela implica: 1) comprar protetor solar; 2) lavar a roupa suja que voc\u00ea quer levar dois dias antes para dar tempo de secar; 3) testar cadeado para ver se funciona; 4) comprar biscoito para comer na viagem e etc.<\/p>\n
N\u00e3o adianta encher a agenda de anota\u00e7\u00f5es se n\u00e3o \u00e9 humanamente poss\u00edvel fazer tudo, isso s\u00f3 causa choro, desespero e ranger de dentes. Ent\u00e3o, se um dia est\u00e1 muito cheio, redistribua o que n\u00e3o \u00e9 urgente durante a semana.<\/p>\n
Se voc\u00ea \u00e9 uma pessoa n\u00e3o chega na hora marcada, que sempre entrega trabalhos atrasados, que tem dificuldade com o tempo, tenha consci\u00eancia de que voc\u00ea n\u00e3o sabe calcular bem o tempo e planeje sempre uma margem de tempo maior para cada tarefa que vai executar. Pense quanto tempo voc\u00ea acha que demora para fazer algo e depois acrescente mais um ter\u00e7o desse tempo na estimativa de dura\u00e7\u00e3o da tarefa.<\/p>\n
Acha que aquilo vai demorar uma hora? Programe-se para que a tarefa ocupe uma hora e vinte do seu dia, mesmo que voc\u00ea tenha certeza de que vai demorar apenas uma hora. Convivi muito com gente que n\u00e3o sabe administrar seu tempo e sei que essas pessoas sempre t\u00eam certeza de que vai dar, apesar do um milh\u00e3o de vezes em que erraram o c\u00e1lculo e n\u00e3o deu.<\/p>\n
E, se voc\u00ea quer ser uma pessoa melhor e aprender a recalcular seu tempo, desmembre as tarefas na sua mente. Um exemplo: voc\u00ea tem que sair para ir ao dentista. A consulta est\u00e1 marcada para as 14h. O dentista fica a meia hora de dist\u00e2ncia da sua casa. O que uma pessoa que erro no c\u00e1lculo faz? Sai de casa 13:30, pois o dentista fica a meia hora de dist\u00e2ncia da sua casa. Grandes chances dessa pessoa chegar atrasada, pois voc\u00ea n\u00e3o sai miraculosamente da sua casa para o deslocamento.<\/p>\n
Voc\u00ea toma elevador, voc\u00ea tira o carro da garagem, voc\u00ea espera o \u00f4nibus, voc\u00ea chama o Uber (que cancela, da\u00ed voc\u00ea tem que chamar outro Uber) voc\u00ea pega tr\u00e2nsito, voc\u00ea passa por mil micro tarefas at\u00e9 chegar ao dentista. E todas elas demandam tempo. E, por estas micro tarefas demandarem um tempo muito pequeno, algumas pessoas caem na tenta\u00e7\u00e3o de desprez\u00e1-las. Acontece que quando h\u00e1 muitas micro tarefas envolvidas, esse tempo se soma e junto ele alcan\u00e7a aqueles 15 minutos de atraso que voc\u00ea sempre tem.<\/p>\n
Ent\u00e3o, para quem tem dificuldade com o tempo: ou coloca 1\/3 do tempo que voc\u00ea calculou a mais em tudo que vai fazer e s\u00f3 encaixa o que couber no seu dia ou divide tudo em micro tarefas, soma o tempo que elas podem levar e s\u00f3 encaixa o que couber no seu dia. Agenda \u00e9 para evitar o estresse, n\u00e3o para aument\u00e1-lo.<\/p>\n
Use a agenda para te ajudar a estabelecer prioridades. Voc\u00ea pode passar um marca-texto, sublinhar ou sinalizar de alguma forma quais s\u00e3o as tarefas mais importantes do dia, assim, quando seu dia come\u00e7a, voc\u00ea abre a agenda e sabe o que fazer primeiro. Sinto informar, mas fazer primeiro o que voc\u00ea mais gosta ou acha mais legal n\u00e3o \u00e9 uma forma produtiva de se organizar na vida adulta. Por sinal, fazer isso \u00e9 uma forma muito comum de autossabotagem. Voc\u00ea acaba fazendo o que gosta e protelando o resto, principalmente quando s\u00e3o coisas que n\u00e3o tem prazo (importante nem sempre \u00e9 urgente).<\/p>\n
Tarefas pendentes s\u00e3o um veneno para a sua mente. Por mais que voc\u00ea tenha criado milh\u00f5es de mecanismos para se anestesiar e n\u00e3o lidar com a culpa\/estresse\/preocupa\u00e7\u00e3o de n\u00e3o ter feito algo que precisa ser feito, isso te afeta sim. \u00c9 o chamado “efeito Zeigarnik”. O nome vem da psic\u00f3loga russa Bluma Zeigarnik, que pesquisou a tens\u00e3o desagrad\u00e1vel gerada por tarefas n\u00e3o finalizadas. Ela concluiu que, por mais que as pessoas mascarem os sentimentos das mais diversas formas ou o varram para debaixo do tapete, a ansiedade s\u00f3 passa depois que as tarefas pendentes s\u00e3o conclu\u00eddas. Ent\u00e3o, por mais que voc\u00ea ache que n\u00e3o te afeta, te afeta sim, de formas que voc\u00ea talvez nem perceba.<\/p>\n
Fica mais dif\u00edcil protelar aquela tarefa que voc\u00ea n\u00e3o quer fazer se ela estiver anotada na sua agenda. Cada dia que voc\u00ea n\u00e3o a faz e precisa reanot\u00e1-la para o dia seguinte te impulsiona mais a fazer, pois impede que voc\u00ea use seus mecanismos para tapar o sol com a peneira. E isso \u00e9 bom, especialmente para aquelas tarefas \u201csem prazo\u201d (ex: fazer um checkup uma vez ao ano) em que fica muito f\u00e1cil protelar. Lembre-se: tarefa n\u00e3o realizada, mesmo varrida para debaixo do tapete, gera ansiedade e estresse no seu corpo.<\/p>\n
Uma agenda tamb\u00e9m ajuda muit\u00edssimo em projetos a longo prazo. Quer economizar dinheiro mas nunca sobra e voc\u00ea n\u00e3o entende o motivo? Anote diariamente em tudo que voc\u00ea gasta. Isso te faz sair do papel do comprador e ver de fora, como observador, o seu consumo. Isso vai te ajudar a ver onde voc\u00ea poderia economizar. Quer emagrecer e n\u00e3o consegue? Fa\u00e7a o mesmo com sua comida: anote tudo que voc\u00ea come e veja onde est\u00e1 errando. Uma agenda transforma sua vida em um livro e \u00e9 sempre mais f\u00e1cil perceber e corrigir os erros quando olhamos com maior distanciamento.<\/p>\n
Post it foi moda durante muito tempo, e funciona muito bem para outras coisas (como para um brainstorm de ideias), mas para guia de tarefas e compromissos, \u00e9 uma furada. N\u00e3o basta passar para o papel, tem que centralizar a informa\u00e7\u00e3o toda em um lugar s\u00f3, assim o c\u00e9rebro n\u00e3o precisa lembrar onde est\u00e1. Sei que muita gente ainda organiza a vida por Post it, mas, al\u00e9m de ser caro, n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o eficiente. Eventualmente eu uso Post it, mas colado no dia da tarefa na agenda, quando j\u00e1 est\u00e1 tudo lotado e eu n\u00e3o tenho mais espa\u00e7o para anotar. S\u00f3.<\/p>\n
Uma agenda que re\u00fana sua vida toda em um \u00fanico lugar \u00e9 algo muito pr\u00e1tico. Se voc\u00ea for fazer um di\u00e1rio financeiro, outro de dieta, outro de trabalho outro de… enfim, \u00e9 mais dif\u00edcil e provavelmente voc\u00ea vai se perder ou desistir, pois d\u00e1 muito trabalho e toma muito tempo. Ter uma agenda com \u201ctudo sobre mim\u201d em um \u00fanico lugar toma pouco tempo e, no longo prazo, te economiza muito tempo, pois voc\u00ea sabe onde est\u00e1 qualquer coisa que voc\u00ea precise lembrar.<\/p>\n
B\u00f4nus: \u00e9 um lugar seguro para colocar informa\u00e7\u00f5es delicadas desde senhas (n\u00e3o \u00e9 seguro deix\u00e1-las no computador) at\u00e9 os gastos no cart\u00e3o. Uma pesquisa mostrou que, em m\u00e9dia, uma pessoa precisa lembrar de, pelo menos dez senhas rotineiramente (redes sociais, banco, sites, etc.). Eu sei que a maioria deixa ela salva para n\u00e3o precisar digit\u00e1-la sempre que acessa o local, mas, se roubarem seu computador ou seu celular, voc\u00ea pode ficar preso do lado de fora de tudo. \u00c9 sempre bom ter tudo anotado, em papel.<\/p>\n
\u201cMas Sally, minha empresa me obriga a usar a ferramenta tal, online, para organizar minhas tarefas\u201d. Ok, isso est\u00e1 inclu\u00eddo como mais uma tarefa de trabalho: passar os compromissos para essa ferramenta. Acho odioso, mas a maioria as empresas fazem isso mesmo, tratam funcion\u00e1rio como retardado incapaz de se gerir.<\/p>\n
Mas, independentemente disso, tenha a sua agenda, com todos os seus compromissos anotados, sejam eles de trabalho, se sa\u00fade ou de qualquer outra natureza: comprar leite, quantos dias por semana voc\u00ea se exercitou, que rem\u00e9dios est\u00e1 tomando, dar verm\u00edfugo pro gato, anivers\u00e1rio da tia, tudo, absolutamente tudo que deveria ser lembrado pelo seu c\u00e9rebro. Voc\u00ea vai se surpreender ao ver quantas micro tarefas tem que lembrar todos os dias e o gasto de recursos que elas ocupavam na mente.<\/p>\n
E, para terminar, uma vantagem \u00f3bvia, mas n\u00e3o muito conhecida pelas novas gera\u00e7\u00f5es: voc\u00ea tem total controle do papel. Voc\u00ea acessa o papel se faltar luz, voc\u00ea acessa o papel sem internet, voc\u00ea acessa o papel se o servidor estiver fora do ar, voc\u00ea acessa o papel se te roubarem o celular. Voc\u00ea s\u00f3 n\u00e3o acessa o papel se a sua casa pegar fogo e a\u00ed, francamente, as tarefas para fazer deixam de ter import\u00e2ncia de qualquer forma.<\/p>\n
Minha gera\u00e7\u00e3o nasceu offline e cresceu online, n\u00f3s acompanhamos toda a transi\u00e7\u00e3o e sabemos muito bem a p\u00e1 de merda que pode dar confiar apenas no online. Se voc\u00ea \u00e9 de uma gera\u00e7\u00e3o mais jovem, nascida e crescida quando a internet j\u00e1 funcionava bem o bastante para dar um falso ar de confian\u00e7a, escute a Tia Sally: \u00e0s vezes d\u00e1 merda. E geralmente \u00e9 quando a gente mais precisa. Tenha o backup da sua vida em papel, um dia voc\u00ea vai me agradecer.<\/p>\n
\u201cMas Sally, para isso, basta usar um caderno para anotar tudo\u201d. N\u00e3o \u00e9 a mesma coisa. Um caderno serve para anotar o que voc\u00ea tem que fazer no dia, mas n\u00e3o ajuda muito com tarefas futuras. Tem que vacinar o gato contra raiva em maio? Como faz para anotar isso hoje no caderno e lembrar em maio? Cadernos s\u00e3o legais como guia do dia do que fazer, mas nunca v\u00e3o substituir a organiza\u00e7\u00e3o de vida que uma agenda d\u00e1.<\/p>\n
E a agenda tem outra fun\u00e7\u00e3o: reposit\u00f3rio de conte\u00fado, isto \u00e9, se voc\u00ea anotar tudo que faz nela, um dia pode voltar e consult\u00e1-la quando tiver uma d\u00favida sobre o passado. <\/p>\n
Por exemplo: hoje voc\u00ea tem uma dor de ouvido, liga para o m\u00e9dico e marca uma consulta. Anota no dia da consulta: \u201cConsulta com Dr. X, no endere\u00e7o tal e telefone tal para ver dor de ouvido\u201d. Quando volta do m\u00e9dico anota ao lado o rem\u00e9dio que o Dr. X prescreveu e como deve ser aplicado (tomar rem\u00e9dio tal, 2 gotas 4x por dia por dez dias). Se, dez meses depois voc\u00ea tiver a mesma dor de ouvido, sabe onde consultar telefone de m\u00e9dico ou o medicamento que te curou. Voc\u00eas n\u00e3o imaginam o quanto essas informa\u00e7\u00f5es passadas j\u00e1 me salvaram e me pouparam tempo.<\/p>\n
\u201cMas Sally, eu n\u00e3o consigo fazer agenda. Eu compro, eu tento, mas eu abandono tudo na segunda semana\u201d. N\u00e3o existe \u201cn\u00e3o consigo\u201d. Existe \u201cn\u00e3o quero\u201d, \u201cn\u00e3o priorizo suficiente\u201d ou \u201cn\u00e3o me interessa organizar a minha vida assim posso continuar me autossabotando\u201d. Se voc\u00ea sabe ler e escrever, s\u00f3 depende da sua for\u00e7a de vontade manter uma agenda que facilite sua vida e aumente seu rendimento. <\/p>\n
Na maior parte das vezes acontece o seguinte: quando come\u00e7amos a fazer algo novo, o primeiro m\u00eas demanda muito esfor\u00e7o, o segundo m\u00eas demanda esfor\u00e7o e, no terceiro m\u00eas, aquilo j\u00e1 est\u00e1 internalizado e faz parte da rotina, saindo sem esfor\u00e7o. O que acontece \u00e9 que as pessoas se assustam com o primeiro m\u00eas de muito esfor\u00e7o e pensam \u201ceu n\u00e3o quero isso para a minha vida, eu n\u00e3o quero viver nesse esfor\u00e7o fdp\u201d e desistem. Tenha em mente que o grande esfor\u00e7o \u00e9 s\u00f3 no come\u00e7o, depois n\u00e3o vai ter esfor\u00e7o algum. Muito pelo contr\u00e1rio, sua vida vai melhorar muito. Persista, vai deixar de ser um esfor\u00e7o em dois meses. Eu prometo.<\/p>\n
Ent\u00e3o, fica a dica: fa\u00e7a uma agenda este ano. Quando desanimar, por qualquer motivo, lembre-se deste texto. Persista. Sua vida vai melhorar muito com uma agenda.<\/p>\n