Gestão de Projetos.

Ano novo, muita gente cheia de projetos. Normal, saudável, desejável. Mas… você sabe como estruturar um projeto para que ele tenha mais chances de ser bem-sucedido? Livros e cursos vão te entupir de termos em inglês e alegorias para te dizer, em 30 horas, exatamente o que eu vou te dizer em 4 páginas. Desfavor Explica: Gestão de Projetos.

O conceito de projeto é: um esforço temporário empreendido com o objetivo de gerar um produto, um serviço ou um resultado específico. Então, projeto não é algo necessariamente empresarial, todos nós, em nossas vidas, empreendemos projetos. Pode ser emagrecer, pode ser aprender um novo idioma, pode ser uma festa de casamento. Qualquer resultado que você deseje para o qual empenha algum esforço é um projeto.

Se for bem estruturado, um projeto tem muito mais chances de dar certo – e não precisa de grandes coisas para isso, como vocês verão a seguir. Não é garantia absoluta de que dará certo, mas é garantia absoluta de que você vai perceber de forma mais rápida quando ele está indo por um caminho errado, o que vai te permitir corrigir os erros ou até desistir desse projeto, te poupando dinheiro, energia e tempo.

Para que um projeto tenha mais chances de ser bem-sucedido ele precisa ser estruturado com estes ingredientes básicos: 1) um objetivo claro; 2) Prazo; 3) Planejamento; 4) Metas intermediárias; 5) Uma forma de fiscalização periódica. E só depois, se for considerado viável, começar sua execução. “Passou pela minha cabeça então vou fazer” é algo que pode reger a vida de um hamster, um gato ou um pombo, não a sua.

Vamos analisar cada um dos itens, para que eles sejam bem compreendidos.

Um objetivo claro não é tão fácil quanto parece. Um objetivo é claro quando ele é mensurável, concreto, aferível. Um exemplo: “eu quero emagrecer” não é um objetivo claro, mas “eu quero emagrecer 4kg” é um objetivo claro. “Eu quero aprender a cozinhar” não é um objetivo claro, mas “eu quero aprender a cozinhar frango assado” é um objetivo claro.

Percebem o pulo do gato? Se você colocar um objetivo muito aberto, não mensurável ou subjetivo, seu projeto nasce deficiente e, por diversos motivos, não será tão útil e produtivo como poderia. Então, delimitem o objetivo. “Mas Sally, meu objetivo é aprender a cozinhar tudo!”. Beleza, faça vários projetos separados, um para cada comida. Não dá para abraçar o mundo, mas dá para fracionar.

O prazo também é fundamental. E não estamos falando apenas do prazo para conclusão, é preciso determinar quando ele vai começar e quando ele vai terminar? “Eu quero emagrecer 4kg até fevereiro e vou começar uma dieta na segunda-feira” é um projeto. “Eu quero emagrecer” é apenas um lamento.
“Mas Sally, não é meio óbvio que a data de início é imediatamente?”. Não, não é. Nem sempre há disponibilidade (de tempo, de recursos ou até emocional) para começar algo de imediato.

A data de início é tão importante quanto a data de término, principalmente em um país onde as pessoas tendem a protelar o começo da execução de projetos, provavelmente por não saberem bem como começar.

Então: data de início e de conclusão bem definidas antes de começar. Eu recomendo que tudo a respeito do projeto seja colocado por escrito, pois nosso cérebro dá mais importância e firma um compromisso maior quando visualizamos no papel (ou na tela, tanto faz).

Planejamento. Muita gente acha que esta é a fase mais complicada, mas eu te garanto que se você tiver um objetivo concreto, mensurável e bem-definido e um prazo de início e conclusão, planejar fica muito mais fácil. O planejamento é basicamente definir através de quais ações você pretende alcançar o objetivo final, quanto isso vai custar (tempo, dinheiro, disponibilidade, mão de obra, etc.) e quais pessoas estarão envolvidas. É como se o objetivo fosse a sinopse do filme e o planejamento fosse o seu roteiro.

Pode ser que no planejamento se descubra que para alcançar esse objetivo o custo será alto demais, ou muitas das pessoas que serão demandadas não tem disponibilidade ou que o tempo estipulado é curto demais. Planejar é antever na sua cabeça tudo que será necessário em matéria de tempo, recurso e pessoal para a conclusão desse projeto. Também pode ser que no planejamento você perceba que a data de conclusão é impossível, então, é hora de mudá-la. Faça os ajustes necessários para que seu projeto seja viável.

Vamos usar como exemplo um projeto bem simples, que todos vão compreender: “emagrecer 4kg até fevereiro”. Tendo esse objetivo claro, com prazo determinado, no planejamento é hora de se perguntar o que é preciso fazer para torná-lo realidade.

Você sabe o que precisa ser feito para emagrecer? Se sim, você pode fazer o planejamento sozinho. Se não sabe, precisa consultar um médico ou nutricionista para que ele te diga o que é necessário. Então, se você não tem conhecimento profundo sobre como alcançar seu objetivo, parte do seu planejamento será ouvir um especialista. Se você tem total conhecimento, você mesmo pode planejar.

No exemplo, um planejamento para emagrecer 4kg em dois meses envolverá uma alimentação adequada, horas de sono suficientes, atividade física diária, como mínimo. Se existir algum outro problema que impeça a perda de peso, como ansiedade, problemas metabólicos ou qualquer outro, o planejamento terá que levá-los em conta também e apresentar soluções para lidar com eles.

Vamos supor que estejamos falando de uma pessoa padrão: com alimentação adequada, sono adequado e atividade física voltada para perda de peso se torna possível emagrecer 4kg em dois meses. Nesse caso, é hora de planejar como conseguir essas três coisas.

Você sabe o que é uma alimentação adequada? Se não souber, tem que recorrer a um profissional. Você sabe qual é o custo dessa alimentação? Pode pagar por ela? Sabe onde conseguir esses alimentos? Terá tempo de prepará-la? O mesmo vale para sono e atividade física: você sabe exatamente o que precisa? Tem tempo, dinheiro e disponibilidade para levar isso adiante pelos próximos dois meses?

E aqui muita gente se ilude. A pessoa quer tanto o objetivo que entra no modo “vou dar um jeito”, achando que vai conseguir algo que está totalmente incompatível com sua agenda, com suas finanças, com seu tempo disponível. Então, na hora do planejamento, não tem “eu vou dar um jeito”. Quantifique cada recurso disponível no papel, para não levar adiante algo que não vai poder sustentar.

E quantificar recurso disponível não é jogar dados por alto: “tenho uma hora por dia para preparar a comida saudável”. Não. Não vai funcionar. A comida não sai magicamente do mercado para sua panela. Preparar comida envolve tempo para ir comprar ingredientes, tempo para pesquisar receitas, tempo para preparar (que muitas vezes demanda mais de uma hora). Analise cada requisito para que o projeto seja bem-sucedido com realismo, geralmente as coisas demandam muito mais tempo do que a gente pensa.

A conta não fechou? Mude alguma coisa para que ela feche. Talvez emagrecer 4kg em 3 meses seja possível. Talvez emagrecer 2kg em 2 meses seja possível. Ajuste a meta e o prazo de acordo com a sua realidade. É preferível andar mais devagar e chegar lá do que tentar fazer tudo correndo e fracassar.

Depois desse planejamento estar no papel e de você matematicamente constatar que tem tempo, dinheiro, disponibilidade e recursos (profissionais, rede de apoio e tudo mais que precisar), você pode dizer que de fato tem um projeto pronto. Antes disso é apenas uma ideia. “Sally, isso quer dizer que já posso começar?”. Não, querido leitor, isso quer dizer que o projeto está pronto. Ainda temos mais dois passos antes de começar…

O próximo passo é a criação de metas intermediárias. Se você coloca como única meta emagrecer 4k até fevereiro, você só vai descobrir se o projeto funcionou em fevereiro, o que significa que se ele não funcionar, você perdeu dois meses da sua vida, tempo, recursos e empenho. Como não temos bola de cristal para ter certeza do que vai funcionar, devemos estabelecer metas intermediárias, que nos dirão se estamos no caminho certo.

Então, nesse exemplo, poderíamos estipular metas intermediárias de mensurar o emagrecimento a cada 15 dias. Se, depois de 15 dias não houve resultado, é sinal de que algo tem que ser reajustado: comer menos, malhar mais, etc. Fracione seu objetivo de forma que ele possa ser avaliado toda semana ou a cada duas semanas e crie metas intermediárias.

No caso do exemplo “emagrecer 4kg até fevereiro”, a meta poderia ser fracionada da seguinte forma: a cada 15 dias é preciso emagrecer meio quilo, assim, ao final do prazo, chegamos aos 4kg. De preferência, por escrito, em uma tabela ou Vision Board que você veja diariamente, para estar sempre lembrando da meta intermediária.

Por fim, para que dê certo, você vai precisar de um último passo: uma forma eficiente de fiscalização periódica. Você sabe que a cada 15 dias tem que emagrecer meio quilo. Como você vai verificar se isso de fato aconteceu? Vai se pesar? Vai se medir? Vai fazer medição de gordura corporal para saber se o que você está perdendo é líquido, músculo ou gordura? Encontrar uma forma eficiente de fiscalização periódica é fundamental para detectar erros e corrigir o curso do projeto.

Por exemplo, pode ser que em 15 dias você se pese e perceba que o ponteiro da balança subiu. Mas, também pode ser que uma medição de gordura corporal indique que você perdeu meio quilo de gordura – mas ganhou um quilo de músculos, pois está se exercitando. Então, na balança houve aumento, mas na realidade houve emagrecimento (perda de gordura). Pergunte-se qual é a forma eficiente de fiscalizar essas metas intermediárias.

E esta fiscalização não é apenas das metas periódicas, ele deve olhar também para a visão geral do projeto: alcançar metas periódicas é ótimo, mas elas estão de fato me levando em direção à grande meta final? Elas são o caminho correto? Para isso, eu recomendo que você monte um cronograma simples do seu projeto (uma linha, cortada pelas metas intermediárias, até chegar no resultado final) e olhe para ele.

Ter a visão global é importante. Olhe e se pergunte se essas metas fracionadas estão de fato te levando de forma eficiente para o objetivo do projeto. Algumas vezes as coisas mudam no meio do caminho e, por mais que você consiga alcançar as metas intermediárias, elas precisam ser revistas, pois acabaram te levando para outra direção. Então, durante todo o projeto você deve ter isso em mente: estas metas intermediárias me levam ao meu objetivo final?

Depois que tudo isso estiver definido, materializado, escrito e que todos os envolvidos concordarem em participar e respeitar os prazos, é que você deve iniciar a execução de um projeto. Antes disso, não. Projeto não se leva adiante com vontade, com fé ou com jeitinho.

E, não se enganem, cumprir estas etapas não te toma necessariamente muito tempo. Se for um projeto pequeno, em uma tarde, em uma reunião, você alinha tudo e pode começar. Além disso, uma vez que você se acostuma a cumprir todas estas etapas antes da execução, elas se tornam quase automáticas, você não precisa mais fazer esforço para visualizar cada uma delas no seu projeto.

Como plus, depois que você estiver craque em gerenciar seus projetos, você pode acrescentar mais uma etapa nesse cronograma: a finalização. É o momento em que você (e os envolvidos, se existirem) avaliam como foi o resultado do projeto, o que poderia ter ido melhor e triam alguns aprendizados para o próximo projeto do tipo.

“Sally, isso resolve tudo?”. Não, dependendo da motivação da pessoa ou da complexidade do projeto podem ser necessárias mais medidas, mas esta é a base e no geral ela é suficiente – e sem ela, você pode apelar para batuques e orações que dificilmente um projeto vai fluir tranquilo e atingir o objetivo.

Obviamente se for um projeto muito complicado, como a construção de um aeroporto, ele terá que ser bem mais complexo do que isso. Mas, para nós, reles mortais que executamos projetos pequenos, esta base resolve sim.

O que pode acontecer é um problema de motivação, disciplina ou cumprimento de prazo. E é normal, afinal, dificilmente algum de nós foi ensinado a estruturar um projeto se não fez uma faculdade específica. Talvez você não saia andando de bicicleta sozinho de primeira, talvez você precise de rodinhas até pegar a prática. Eu mesma precisei quando comecei.

Não há qualquer problema em usar recursos auxiliares até pegar a prática. Existem mecanismos para conseguir colocar um cronograma em prática, por sinal, felizmente, eles abundam.

Minha primeira dica é: busque ajuda para todas as etapas nas quais tenha dificuldade, desde a criação até a execução. Existem uma infinidade de aplicativos que te ajudam a gerenciar tarefas, com lembretes, alarmes e sistemas de planejamento. Existem ferramentas para organizar tarefas que te ajudam a visualizar tudo e estabelecer prioridades. E existe o bom e velho ser humano, alguém que possa te ajudar: pode ser um amigo, um funcionário ou qualquer pessoa da sua confiança que sente com você e te ajude no que for preciso.

Em um segundo momento, esse braço direito pode se tornar apenas um fiscalizador, você faz tudo sozinho e ele apenas te ajudar a verificar se tudo está indo bem e a recalcular a rota quando for preciso. Com o tempo, acredite, você pega a prática e vai fazer tudo sozinho, quase que automático.

Se o problema não for no planejamento e sim na execução, também existem recursos que podem te ajudar. Se estamos falando de desmotivação, você pode levar o projeto para o plano do concreto, seja por um Vision Board, seja por anotar as tarefas em uma agenda e ir riscando à medida que cumpre, seja se recompensando cada vez que cumpre uma tarefa (come algo que gosta, compra uma besteirinha para você, etc). E estes são apenas alguns exemplos, se você procurar, vai achar uma infinidade de vídeos e dicas de motivação.

Seja qual for o gargalo no qual você empaque, peça ajuda. Ninguém nasceu sabendo, ninguém nunca nos ensinou a fazer um projeto. Peça ajuda inclusive aqui, nos comentários, que teremos o maior prazer em tentar ajudar. Não é vergonha, você não tem obrigação de saber.

Mas, cuidado: pedir ajuda não é tentar encontrar uma forma diferente de fazer. Tem que seguir os passos que indicamos. Se a dificuldade está em como seguir os passos que indicamos, compartilha o problema conosco que vamos tentar te ajudar.

Eu te recomendo que você comece com projetos pequenos e fáceis, para ir treinando. Ninguém começa a aprender escalada no Everest. Pense num projeto que dependa apenas de você e não envolva mais ninguém, pois contar com a competência, pontualidade e comprometimento de outras pessoas no Brasil é exaustivo.

Pense simples, pense pequeno: comprar papel higiênico, melhorar o aspecto do cabelo, preparar uma sobremesa, tudo serve de treino para aprender a estruturar um projeto. Você não precisa de projeto para realizar essas tarefas, eu sei, mas é um bom treino. Nada como treinar quando a falha não te gera consequências negativas.

Uma última dica: ignore as alegorias que usam para revestir este bom português que usamos aqui. São cansativas, são cafonas e só confundem. Scrum, Scrum Master, Sprint, Product Owner, PMBOK e o caralho a quatro: ignore. A base é essa, não precisa de firulas.

Como dissemos, se você tem que fazer um projeto muito complicado, algo como o lançamento de uma nave espacial ou algo grande para uma empresa, é óbvio que vai precisar se aprofundar mais do que estas 4 páginas, mas, para o resto dos reles mortais como nós, vem no básico que dá certo.

Precisando de conselhos ou ajuda, é só chamar que a gente tenta agregar algo.

Para perguntar que tipo de degenerada eu sou que em pleno período de férias estou escrevendo sobre projetos, para dizer que em março pensa nisso ou ainda para dizer que gosta dos títulos em inglês pois fazem parecer que você está fazendo algo muito mais difícil do que realmente está: sally@desfavor.com

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Comments (12)

  • Texto mil vezes mais instrutivo que muito papo de Dr em gestão de projetos que já vi por ai.
    Gosto muito de usar o 5W3H um check list que indica: What: o que será ser feito?; Why: por que precisa ser feito?; Who: quem irá fazer?; Where: onde será feito?; When: quando deverá ser feito?; How: como será feito?; How much: quanto custará?; How long: quanto tempo irá durar?
    Para quem gosta de acompanhamento visual Trello é uma ferramenta ótima e tem versão grátis.

  • Eu queria criar um jogo de tabuleiro no estilo Banco Imobiliário para ensinar aos alunos sobre comercialização de commodities agrícolas envolvendo todas as etapas da cadeia de produção.
    Esse é o projeto.
    = D

    • Acho interessantíssimo. Leva para o concreto uma coisa que é muito abstrata e difícil de entender. Começa o projeto o quanto antes! Estipula um prazo, segue todas as etapas do texto e pode ter certeza de que o projeto vai sair! Eu começaria pesquisando sobre a didática dos jogos e como prender a atenção dessa geração cabeça de vento…

    • Desde pequenas coisas como cuidar de plantas (algo que parece bobo, mas, na maior parte da minha vida foi impossível para mim) até coisas maiores como fazer transição de uma carreira para outra ou mudar de país.

      Tudo pode ser estruturado como projeto. O que sai fácil para você não precisa, mas aquilo que for difícil merece virar projeto, pois será mais fácil de executar.

  • E quando é algo mais criativo, como escrever um livro ou desenvolver um produto? Mesmo esquema ou tem algum macete mais específico?

    Pergunto isso por ter me deparado com esse detalhe: anos atrás, quando terminei um livro “rápido” (e saiu uma belíssima bosta), eu consegui determinar horários junto ao limite de palavras e capítulos a escrever por dia.

    Mas a parte de bolar cenas, personagens e criar tensão entre eles que me pegou, demandando um tempo indeterminado que arrastou por semanas o prazo de entrega do livro.

    Uma vez que tinha a ideia e percebia que ela funcionava minimamente, eu conseguia seguir o determinado em relação a horários e limites.

    • Você pode estabelecer um cronograma sim, mas nada te impede de ampliar os prazos se for necessário, afinal, criatividade não é algo mensurável ou previsível. Porém, eu recomendo inserir no cronograma tarefas concretas que ajudem na construção do projeto. Por exemplo, se for um livro, que destine duas horas de cada dia para refletir, pesquisar, trocar ideia e conhecer mais sobre o que quer que tenha te “empacado”. Para ter bons outputs tem que colocar muitos inputs diferentes para dentro. Se você se planejar para colocar vários inputs para dentro, os outputs vão sair.

      • A questão do prazo que mais me encabulava mesmo.

        Agora quanto às pesquisas e trocas de ideias, essa parte é a mais trabalhosa, pois exige inclusive mudanças de pensamentos e até de alguns hánitos, dependendo do que se quer observar ou aprender. (Já vi escritor passando vergonha que poderia ter sido evitada com pouca pesquisa).

        E a parte dos inputs/outputs, é também muito divertida!

        Como de costume, salvando meu couro, Sally. Obrigada! <3

  • Boss orientações. É fácil se perder pelo caminho quando não se sabe exatamente pra onde se quer ir e nem como chegar lá.

    • Por isso eu recomendo que se monte um “mapa”, uma linha do tempo, com prazos e tarefas claramente estabelecidos. E se a pessoa for proteladora, um guardião que a ajude a cumprir esses prazos.

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